Команда «Форус» помогла «Братскому педагогическому колледжу» перевести учёт трёх точек питания в единую базу «1С:Управление предприятием общепита». Специалисты настроили новую систему с учётом НДС и маркированных товаров, а также установили современное кассовое оборудование.
В результате колледж сократил бумажную работу и ручной расчёт, ускорил обслуживание клиентов.
Государственное бюджетное образовательное учреждение «Братский педагогический колледж» работает с 1988 года и имеет 2 филиала на территории Иркутской области: в городе Братске и Тулуне.
На территории учебного заведения в Братске располагается столовая и буфет, которые обеспечивают питание студентов. Столовая позволяет единовременно принять до 120 человек. В Тулуне питание обеспечивает только буфет в силу меньшего количества учащихся.
Особенности калькуляции меню и учёта продуктов питания
Меню для столовой и буфетов разрабатывает бухгалтер-калькулятор – рассчитывает состав и энергетическую ценность в соответствии с нормами, сезонностью продуктов, требованиями СанПиН и северным коэффициентом региона. Кроме того, бухгалтер отдельно составляет меню для льготных категорий студентов.
Во всех трёх точках продаётся бутилированная вода, молочные продукты, соки – товары, подлежащие маркировке.
В общепите крайне важен точный учёт продуктов, контроль сроков их годности и соблюдение требований к маркировке товаров. Это позволяет не только обеспечивать безопасность потребителей, но и оптимизировать затраты, минимизировать потери и ускорить обслуживание.
В 2024 году образовательное учреждение лишилось льготной поддержки в обеспечении питания учеников, так как сотрудники не могли корректно отражать НДС в учёте и чеках. Данные о продажах сотрудники собирали вручную – продавцы-кассиры пробивали чеки с помощью простых смарт-терминалов и ежедневно передавали бумажные чеки бухгалтеру. Маркированные товары выводили партиями через личный кабинет «Честный Знак».
Кроме того, составление меню и калькуляция ежедневно производились в неподходящих для этого системах – «1С:Бухгалтерия государственного учреждения» (1С:БГУ) и Excel, что было неудобно и занимало много времени. Такая работа не позволяла вести производственный учёт, а информацию об остатках продуктов и блюд также нужно было собирать вручную.
Тогда главной целью учреждения стала автоматизация учёта в столовой и буфетах в разных городах в соответствии с законодательством и с учётом особенностей процессов.
Задачи, которые необходимо было решить:
Для решения всех задач учреждения подключилась компания «Форус» – один из крупнейших франчайзи 1С с опытом автоматизации более 10 000 компаний самых разных отраслей и масштабов.
Основная цель, которая встала перед специалистами «Форус» – подобрать учётную систему, которая позволяла бы отражать НДС, имела настройки по работе с маркировкой и упрощала процесс учёта и калькуляции учреждения.
Специалисты рассматривали несколько решений, среди которых также были «1С:Общепит» и использование дополнительного сервиса с рецептурами «FoodCOST», но наиболее подходящей стала программа «1С:УНФ.Управление предприятием общепита», так как она включает в себя все необходимые функции для учёта, складского управления, маркировки и имеет широкий функционал документооборота и расчёта калькуляции.
«1С:Управление предприятием общепита» – отраслевое решение для управления ресторанами, кейтеринговыми компаниями, цехами по производству кулинарной продукции, службами питания на предприятиях различного профиля.
Решение разработано на основе типовой конфигурации «1С:Управление нашей фирмой» и включает в себя все её возможности для управления бизнесом, а дополнительные отраслевые подсистемы позволяют полноценно реализовать автоматизацию всего комплекса задач для предприятий ресторанного бизнеса и общепита.
«1С:Управление предприятием общепита» обладает рядом уникальных возможностей, среди которых учёт по срокам годности, меню-требование на выдачу продуктов питания и выпуск дополнительных блюд в рамках одной рецептуры. Его функционал значительно упрощает процесс отслеживания остатков ингредиентов и позволяет повару быстро подобрать замену при нехватке, а также ставить некоторые позиции в стоп-лист в отдельных подразделениях.
Помимо выбора учётной системы специалисты «Форус» определили план по обновлению товарно-кассового оборудования, переносу в базу сборника технологических нормативов, обучению сотрудников работе с новой программой и реализации доработок для льготной сферы – всё, чтобы «Братский педагогический колледж» с лёгкостью начал работу в новом формате.
1. Настройка работы сотрудников в облаке
Одним из важных требований к системе стал доступ сотрудников из разных городов к одной базе – для этого нужно было реализовать работу с применением облачных технологий. Специалисты «Форус» настроили виртуальный сервер и установили на нём программу 1С. Теперь в программе одновременно могут работать несколько человек: бухгалтер-калькулятор, оператор-кладовщик и кассиры.
Виртуальный сервер позволил снизить расходы на содержание собственной ИТ-инфраструктуры и распределить затраты на несколько лет за счёт абонентской платы. Ещё один плюс – удалённое подключение технических специалистов для настройки и поддержки. В качестве операционной системы для виртуального сервера был выбран «Linux», так как это надёжное отечественное ПО, которое соответствует требованиям законодательства.
2. Внедрение и настройка «1С:Управление предприятием общепита»
При настройке новой программы 1С специалисты перенесли используемую номенклатуру, предварительно очистив её от дублей. Добавили в базу данные сборника технологических нормативов и рецептур блюд кулинарных изделий с возможностью изменения показателей. Для каждого блюда были собраны технологические карты, которые позволяют производить автоматический расчёт позиций меню, упрощая калькуляцию.
Рис 1. Рецептура блюда в программе «1С:УПО»
Теперь 1С позволяет рассчитывать меню на неделю вперёд и каждое утро автоматически передавать актуальный список блюд кассирам на места. Учёт НДС происходит в системе автоматически, а в конце отчётного периода бухгалтер может легко создать все необходимые отчётные документы.
Рис 2. План-меню в программе «1С:УПО»
3. Настройка нового кассового оборудования
Для успешной реализации внутренних процессов потребовалось обновление товарно-кассовой техники. Ранее используемый терминал «Эвотор 7.3» не поддерживали возможность автоматического сбора и обновления данных, из-за чего требовалось ежедневно снимать и подавать в бухгалтерию отчёт о продажах.
Специалисты «Форус» предложили установить новый терминал «POScenter» и подключили его напрямую к базе 1С. Теперь каждая продажа сразу отражается в учёте, а меню ежедневно обновляется в каждой точке продаж.
Для актуализации меню программы 1С:УПО была использована доработка «Палитра товаров», которая формирует общую таблицу с данными из карточек номенклатуры и возможности выбора позиций меню для использования на кассе.
Рис 3. Формирование «Палитры товаров» в программе «1С:УПО»
Новый терминал также упростил работу кассиров благодаря большой плоскости экрана, на котором отражаются позиции меню. Взаимодействовать с сенсорным экраном стало комфортнее, а скорость обработки заказа увеличилась в два раза.
4. Обучение сотрудников работе в новой системе
Завершающим этапом внедрения стало обучение сотрудников по работе в новой программе и кассовом аппарате. Для адаптации к «1С:Управление предприятием общепита» были подготовлены видеоуроки и проведено пошаговое обучение бухгалтера-калькулятора. Также специалисты удалённо обучили технолога создавать технологической карточки в базе.
Команда «Форус» была на связи с сотрудниками колледжа на каждом этапе, решая все возникающие вопросы и оказывая поддержку для лёгкого старта работы.
Благодаря переходу на «1С:Управление предприятием общепита», установке нового кассового оборудования и работе программистов «Форус» были решены следующие поставленные задачи:
Раньше бухгалтер-калькулятор ежедневно тратил время на составление меню, а теперь за 1 раз он составляем список блюд на всю неделю.
С новым кассовым оборудованием в 2 раза выросла скорость обработки заказов, что сократило время обслуживания клиентов.
«Братский педагогический колледж» успешно адаптировался под новые условия работы и продолжает свою деятельность в соответствии с требованиями законодательства по продаже маркированного товара и учёта НДС.
Команда «Форус» более 30 лет автоматизирует компании разного масштаба, поставляет программы и сервисы и сопровождает клиентов по всей стране.
Подберём оптимальное решение для автоматизации и поможем перейти в экосистему 1С с других систем – оставьте заявку на нашем сайте, и мы предложим выгодные для вас условия по внедрению и переносу баз.
Построим надёжную ИТ-инфраструктуру
Подберём отечественные решения и обеспечим быстрый переход.
Подробнее →
Обеспечим информационную безопасность
Защитим корпоративные данные и не допустим утечку конфиденциальной информации.
Подробнее →
Подпишитесь на рассылку: новости, акции, мероприятия и полезная информация. Подробнее о наших рассылках
Нажимая кнопку "Подписаться", вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности
Этот сайт использует cookie для хранения данных. Продолжая использовать сайт, Вы соглашаетесь с Политикой обработки персональных данных.
Принимаю
